Retensi rekam medis adalah kegiatan memisahkan dokumen rekam medis antara yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang sudah tidak aktif lagi (inaktif), dimana dokumen aktif merupakan dokumen yang masih digunakan untuk pelayanan rumah sakit sedangkan dokumen rekam medis inaktif merupakan dokumen yang sudah digunakan terhitung setelah lima tahun terakhir pasien berobat.
Beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam melakukan penyusutan dokumen biasanya menimbang kepada hal berikut ini :
- Ketersediaan ruang penyimpanan yang sudah sangat terbatas.
- Penggunaan dokumen rekam medis yang sudah sangat tinggi, misalkan untuk penelitian serta pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan maka pada umumnya akan disimpan lebih lama.
- Dokumen rekam medis yang menyangkut masalah hukum biasanya tersimpan dalam jangka waktu yang cukup lama yaitu sekitar 20 tahun, seperti kasus pembunuhan dan akibat kriminalitas berat lainnya.
Tujuan Retensi Rekam Medis
Menurut Dirjen Yanmed (2006;99) tujuan dari retensi adalah :
- Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah
- Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat rekam medis baru
- Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam medis bila sewaktu–waktu dibutuhkan
- Menyelamatkan arsip yang bernilai
- Mengurangi arsip yang tidak bernilai
Kegiatan retensi ini dilakukan secara periodik atau berkala oleh petugas filing dimana petugas filing akan memisahkan dokumen yang telah diretensi dengan dokumen rekam medis aktif, lalu diurutkan sesuai dengan tanggal terakhir berobat.
Langkah–langkah Retensi Rekam Medis
Dalam melakukan retensi, langkah–langkah yang harus diperhatikan adalah :
- Membuat Jadwal Retensi Arsip (JRA).
- Mencari data rekam medis yang sudah melebihi masa aktif 5 tahun dari buku registrasi.
- Merekap data rekam medis/nomor rekam medis tersebut untuk mencari pada rak penyimpanan aktif.
- Mengelompokan berkas rekam medis berdasarkan penggolongan penyakit/tahun kunjungan.
- Memindahkan arsip rekam medis inaktif dari rak aktif ke rak inaktif.
- Melaksanakan mikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Memusnahkan berkas rekam medis yang telah di mikrofilmiasi dengan cara yang telah ditentukan.
Ketentuan Retensi Rekam Medis
Rumah sakit/ fasilitas kesehatan juga bisa membuat ketentuan sendiri terkait dengan jadwal retensi, misalnya untuk dokumen rekam medis anak-anak. Selain itu, sesuai dengan kebutuhan rumah sakit atau sarana pelayanan kesehatan yang bersangkutan dapat pula membuat ketentuan lain untuk kepentingan antara lain:
- Riset dan edukasi
- Kasus-kasus terlibat hukum minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum
- Perkosaan
- HIV
- Penyesuaian kelamin
- Pasien orang asing
- Kasus adopsi
- Bayi tabung
- Cangkok organ
- Plastik rekontruksi
- Jadwal Retensi Rekam Medis
Menurut surat edaran YanMed No.HK.00.06.1.501160 tahun 1995. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah: “Merupakan daftar yang berisikan sekurang-kurangnya jenis arsip dan jangka waktu penyimpanan sesuai kegunaan. Jadwal Retensi Arsip (JRA) disusun oleh komite medis dan unit rekam medis dengan persetujuan direktur rumah sakit”
Nilai Guna Formulir Rekam Medis
Penilaian nilai guna rekam medis yaitu suatu kegiatan penilaian terhadap formulir-formulir rekam medis yang masih perlu diabadikan atau sudah boleh dimusnahkan. Penilaian nilai guna ini dilakukan oleh tim pemusnah dokumen rekam medis yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit atau pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Tata cara penilaian formulir rekam medis dengan cara berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif. Indikator yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif antara lain :
- Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian
- Mempunyai nilai guna
- Aspek administratif (administration)
- Aspek hukum (legal)
- Aspek keuangan (financial)
- Aspek iptek (riset)
- Aspek pembuktian/pendidikan (education)
- Aspek sejarah (documentation)
Formulir Rekam Medis yang diabadikan
- Ringkasan masuk dan keluar.
- Resume penyakit.
- Lembar operasi (termasuk laporan persalinan).
- Identifikasi bayi lahir.
- Lembar persetujuan tindakan medis (informed consent ).
- Lembar kematian (laporan sebab kematian, biasanya sudah menyatu pada formulir ringkasan masuk keluar).
- Berkas rekam medis tertentu, sesuai dengan kepentingan pelayanan meliputi:
- Index
- Register
- Formulir rekam medis tertentu yang ditetapkan oleh direktur rumah sakit
Sistem Pemusnahan/Pengabadian Dokumen Rekam Medis
Adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenal lagi isi maupun bentuknya. Sebagai media penyimpanan dapat menggunakan scanner dan mikrofilm sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
Ketentuan Pemusnahan
- Dibentuk tim pemusnah berkas rekam medis dengan surat keputusan direktur yang beranggotakan sekurang-kurangnya terdiri dari : Ketatausahaan(Administrasi), Unit Penyelenggaraaan Rekam Medis, Unit Pelayanan Rawat Jalan&Rawat Inap dan Komite Medik
- Formulir rekam medis yang mempunyai nilai guna tertentu tidak dimusnahkan tetapi disimpan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku
- Membuat pertelaan arsip bagi berkas rekam medis aktif yang telah dinilai
- Daftar pertelaan berkas rekam medis yang akan dimusnahkan oleh tim pemusnah, dilaporkan kepada Direktur Rumah Sakit dan Direktur Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI
- Berita Acara pelaksanaan pemusnahan dikirim kepada pemilik rumah sakit dan kepada Direktur Rumah Sakit dan Direktur Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI
Referensi:
Dirjen Yanmed Depkes RI, 2006, Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis di Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II
Permenkes RI No. 269/ Menkes/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis
http://parlanjogja.blogspot.com/2015/02/penyusutanretensi-berkas-rekam-medis-di.html