Assembling rekam medis adalah salah satu proses di unit rekam medis yang berupa mengurutkan dokumen rekam medis mulai dari gawat darurat, rawat jalan, hingga rawat inap sesuai kronologi penyakit pasien terkait. Selain itu, proses ini juga harus meneliti kelengkapan data sesuai penyakit pasien dan akurasi pencatatannya. Kedua hal itu kemudian akan digunakan untuk mengendalikan penggunaan nomor rekam medis, proses distribusi, dan penggunaan formulir rekam medis.
Proses assembling memiliki fungsi yang sangat penting di dalam pelayanan dan pengelolaan rekam medis, yakni: Penyusun formulir rekam medis, Peneliti isi data rekam medis, Pengendali dokumen rekam medis yang tidak lengkap, Pengendali penggunaan nomor dan formulir rekam medis.
Staf yang berperan untuk menjalankan fungsi ini bertugas untuk mencatat dan mengendalikan dokumen rekam medis yang belum lengkap, memberikan laporan secara berkala kepada kepala unit rekam medis dan petugas terkait tentang ketidaklengkapan dokumen, mengendalikan penggunaan formulir rekam medis, memberikan laporan secara berkala kepada kepala unit rekam medis terkait jumlah dan jenis formulir yang dipakai.
Proses assembling bermanfaat untuk meneliti dan menyusun rekam medis sebelum disimpan. Hal ini dilakukan untuk memastikan ketersediaan data sosial pasien, hasil pemeriksaan fisik yang sesuai dengan penyakit, pengobatan dan pelayanan yang didapatkan, serta catatan imunisasi.
Informasi yang dihasilkan dari kegiatan assembling untuk mengetahui ketidaklengkapan dokumen dapat dicari sebagai perhitungan berikut diantaranya, tingkat ketidaklengkapan dokumen rekam medis atau Incomplete Medical Record (IMR) dengan cara menghitung jumlah dokumen rekam medis yang tidak lengkap dibagi jumlah dokumen rekam medis yang diterima pada periode waktu tertentu di kali 100%.
DMR (Delinquent Medical Record) atau disebut dokumen yang membandel.yaitu rekam medis yang masih tetap belum lengkap setelah melewati masa perlengkapan dari batas waktu yang telah ditentukan yaitu 14 X 24 jam setelah waktu penyerahan dokumen rekam medis tak lengkap. Cara menghitung DMR adalah jumlah berkas rekam medis yang bandel X 100 % jumlah berkas rekam medis yang dilengkapi
Jika rekam medis tidak lengkap, maka dapat mempengaruhi dokter atau perawat dalam memberikan rencana pengobatan karena kurang lengkapnya informasi yang diperlukan. Kemungkinan-kemungkinan lain adalah kesulitan dalam melakukan evaluasi terhadap pelayanan medis yang diberikan dan pada akhirnya tidak bisa dijadikan bukti di pengadilan, padahal kalau terjadi tuntutan malpraktik dari pasien, rekam medis yang lengkap dapat membantu dokter ataupun tenaga kesehatan lainnya sebagai bukti pelayanan yang telah diberikan.
Referensi:
http://eprints.dinus.ac.id/19157/10/bab2_18752.pdf
https://drive.google.com/drive/folders/1Ui2HBq0tYEra7psdtsAA9chl_u0UIV3O